Epost & chatt: vad är skillnaden?

Trendspaning

I och med GDPR som införs i maj 2018, kommer de flesta företag gå över från epost till chatt för intern kommunikation. Detta på grund av att epost är direkt olämpligt, ur säkerhetsperspektiv, för diskussion som innefattar utbyte av personuppgifter (dessutom så kallade känsliga personuppgifter).

Läs mer om varför GDPR innebär slutet för intern epost.

Dessutom är chatt på väg att helt slå ut epost inom konsumentsektorn, och speciellt den yngre generationen har idag gått över till olika chatt-baserade kommunikationsformer. För dagens företag innebär det en utmaning där man måste möta den yngre generationens krav på smidig kommunikation i takt med att dessa personer tar sig in på arbetsmarknaden.

Men vad är egentligen skillnaden mellan epost och företagschatt?

Innan vi besvarar den här frågan är det viktigt att känna till att chat har utvecklats radikalt de senaste åren, och inte längre kan jämföras med de tidiga varianterna som liknade dagens SMS. Vi är nu inne i fjärde generationens chatt, det som kallas företagschatt.

Kolla in den här filmen där vi tydligt sammanfattar skillnaderna mellan epost och företagschatt.

Struktur

Med epost hamnar alla inkommande meddelanden i inkorgen, oavsett vad de handlar om. Det finns alltså ingen möjlighet att i förväg se till att inkommande meddelanden om ett visst projekt ska hamna i en viss folder. Allt landar på samma ställe och måste sedan manuellt sorteras, eller, vilket kanske är vanligare, sjunka längre och längre ner i den gigantiska inkorgen.

Med företagschatt kan ett företag anpassa kommunikations-strukturen efter företagets organisationsstruktur. Det hela är uppdelat enligt teambegreppet, och företagets medarbetare tillhör de team som motsvarar deras roll i företaget. En säljare tillhör säljteamet, och en programutvecklare tillhör utvecklingsteamet. I ett team sker kommunikation i så kallade kanaler, där meddelanden publiceras i kronologisk ordning, och kan ses av alla som är med i den aktuella kanalen.

Notiser

För epost är notiser något som antingen är av eller på. Antingen plingar det i mobilen för allt eller inget. Detta beror på att alla inkommande meddelanden landar i inkorgen, oavsett tema eller innehåll. På grund av detta drabbas många av epoststress av allt plingande och alla kontextskiften som detta medför. Forskning visar att upp till 20% av en arbetsdag kan gå åt till ren omställningstid mellan epost och allt annat man gör. Med omställningstid menas den tid det tar från det att man växlar tillbaka från eposten efter ett avbrott, tills dess att man kommer igång igen med det man höll på med innan avbrottet.

Med företagschatt finns det mycket bättre möjligheter att styra vilka typer av meddelanden och vilket innehåll som ska trigga notiser för mig som mottagare. Jag kan till exempel enkelt ställa in att enbart vissa chattkanaler ska trigga notiser.

Redigera & ångra

Med epost är det möjligt att redigera ett nytt mail tills dess det är skickat. Vissa epostklienter gör det möjligt att ångra själva skickandet under några sekunder efter att man klickat på “Skicka”, men när det väl är skickat är det kört. Hur många gånger har det hänt dig att du skrivit ett mail i affekt och sedan ångrat dig och skickat nya mail och bett om ursäkt? Eller att du skickat ett mail och sedan direkt kommit på att du ville lägga till ytterligare en sak till innehållet, och då fått skicka ytterligare ett mail som komplettering, och sedan kanske ett tredje…

Med företagschatt är det möjligt att både redigera texten i efterhand och även ta bort ett meddelande helt så mottagaren inte längre kan läsa meddelandet. Tänk så mycket ångest detta sparar. Och tänk vad mycket smidigare det blir.

Förändringshantering

När en person börjar på ett företag, eller får en ny roll, och går in i ett visst projekt har personen en uppstartsfas där hen behöver sätta sig in i vad som hänt tidigare i projektet. Om kommunikationen har skett via epost har personen i princip ingen chans att ta del av denna kommunikation. Att någon annan i projektet ska sätta sig och forwarda all relevant epost till den nya personen finns inte på kartan. Det blir för jobbigt och för omfattande.

Med företagschatt är situationen den omvända. I och med att kommunikation sker i kanaler, där man kan bjuda in fler personer över tid, är förändringshantering en enkel sak. Bjud in den nya personen till de kanaler där den projektrelaterade kommunikationen skett, och hen har direkt tillgång till alla tidigare beslut och hur diskussionen gått. Det hela är dessutom sökbart.

Öppen standard

Epost är ett kommunikationsformat som har funnits länge. Det finns standardiserade protokoll som beskriver hur meddelanden är strukturerade och hur de ska skickas och tas emot. Detta innebär att olika IT-leverantörer kan utveckla egna epostprogram. Så länge dessa program är anpassade efter standarden kommer det gå bra att skicka epostmeddelanden mellan olika epostprogram. Det enda som krävs är att avsändaren känner till mottagarens epostadress. Precis som för telefonnummer alltså.

Företagschatt däremot är ingen öppen standard och kommunikation mellan olika lösningar för företagschatt fungerar inte rakt av. Enda möjligheten för kommunikation mellan olika lösningar för företagschatt är om integrationer implementeras mellan specifika chattlösningar.

Av denna anledning tror vi att e-post kommer fortsätta vara en de facto standard för extern kommunikation, och ett mycket viktigt sätt att upprätta en första kontakt. På samma sätt som vanlig telefoni.

Det finns dock chattlösningar som är gjorda för att integrera med andra chattlösningar. I Briteback är det till exempel enkelt att synkronisera en kanal i chattverktyget Slack med en kanal i Briteback. På så vis kommer alla meddelanden som skrivs i Slack-kanalen också att skrivas ut i Briteback-kanalen, och vice versa.

Slutsats

Företagschatt är överlägset för intern kommunikation samt för kommunikation med etablerade partners. E-post är bra för att öppna upp nya relationer och hantera extern kommunikation.

Men hur går man över till företagschatt på ett bra sätt? Det tar vi upp i nästa blogginlägg. Stay tuned!

Mer information

Mer att läsa om företagschatt:

More in #

Företagschatt – en introduktion

Read more

More in #

Företagschatt – vad är fördelarna?

Read more

Try it for free with your team!

Once you have tried Briteback, you’ll never want to go back. That’s why we let you try our product for free – with no further demands or hidden costs.

Get started in minutes, just sign up with your e-mail.


Sign up for a free 30-day trial – no hidden costs or demands.