Företagschatt – en introduktion

Företagschatt är ett nytt sätt att kommunicera, och speciellt relevant i och med GDPR och de krav som införs på säker kommunikation. Fördelarna är många, och även jämfört med e-post står sig företagschatt väl. Men innan man ger sig på företagschatt kan det vara bra att känna till hur det fungerar och vilka grundbegrepp som hör till.

Kommunikationskaos

Många företag lider idag av ett totalt kommunikationskaos. Man saknar en policy eller strategi för intern kommunikation, och antal kommunikationsappar som används har rusat i höjden. Ett team använder en app, ett annat team en annan. Ofta kan det dessutom vara anställda som reggat ett användarkonto i företagets namn, kopplat till en privat e-postadress.

Detta innebär flera nackdelar Dels påverkar det företagets effektivitet och produktivitet i negativ bemärkelse. Ju fler appar som används, desto längre tid tar det innan man kan hitta tillbaka till ett visst meddelande eller en viss fil. Information och filer sprids också ut i molnet hos tjänsteleverantörer som företaget inte har något avtal med. För vad händer när en anställd som har hand om ett konto för en kommunikationsapp helt plötsligt slutar och kanske börjar jobba hos en konkurrent? Inget roligt scenario…

Företagschatt har därför seglat upp som en möjlighet för företag att åter ta kontrollen över den interna kommunikationen. En lösning för hela organisationen, med centralt ägarskap och central administration av användarkonton, etc.

Historik

Kärt barn har många namn, och chatt är inget undantag. Därför är det bra att reda ut begreppen innan vi går in på detaljerna. Ett bra sätt att strukturera det hela är att prata om olika generationer av chatt. Nedanstående illustration reder ut det hela. Notera att denna artikel behandlar just företagschatt, alltså fjärde generationens chattlösning. I dagsläget är Briteback den ledande svenska lösningen för företagschatt. Appen finns på svenska med svensk support, samt svensk lagring som tillval.

Organisation

Företagschatt är strukturerad med organisationen (företaget), i centrum. Runt organisationen sker all administration av användarkonton, rättigheter, etc. Självklart är det företaget som sådant som äger själva kontot.

Team

Under organisationen finns team, som ofta motsvarar en funktion inom företaget. Funktionerna bildar team med motsvarande namn, som Sälj, Marknad, etc. I teamen finns de medarbetare som jobbar inom funktionen ifråga. Ett team kan också vara ett projekt, och då ha medlemmar från olika funktioner inom företaget. Till exempel ett team “GDPR projektet”, med medlemmar från Ledning, HR, IT, etc.

Kanal

I varje team finns det kanaler där själva diskussionen sker. En kanal kan vara publik eller privat (eller rent av krypterad), och har ett namn som motsvarar det tema som diskuteras i kanalen. Meddelanden i kanalen visas i kronologisk ordning. Det är också möjligt att ha så kallade trådade diskussioner i en kanal, där meddelanden kan vara kommentarer på ett annat meddelande. Det här kan vara mycket användbart i en kanal med hög trafik, då det blir lätt att se vilket annat meddelande ett visst meddelande syftar till.

Roll

För större organisationer är rollbaserad administration en absolut nödvändighet. Det är helt enkelt inte hållbart att hantera individer. Rollbaserad administration fungerar som så att man skapar en roll, och anger team- och kanaltillhörighet, samt administrationsbehörigheter för den rollen. Sedan tilldelar man individer den rollen,och vips så får en individ precis rätt inställningar, via rollen. En person med rollen Utvecklare, kommer då automatiskt att tillhöra utvecklingsteamet, och komma med i rätt kanaler i det teamet. En person kan självklart ha flera olika roller, och t.ex. bli befordrad till chef.

Gäst

Med företagschatt blir den interna kommunikationen så smidig att man gärna vill ha in även extern kommunikation i samma lösning. Ett smart sätt att hantera detta är med hjälp av gästbegreppet. En gäst kan vara en underleverantör eller en viktig kund som man har mycket kommunikation med. Personen ifråga bjuds in till en specifik chattkanal som gäst, och får då tillgång till kanalen och kan då läsa och skriva meddelanden där, men får också direktkanaler till andra personer som är med i samma kanal. Det är ett mycket smidigt sätt att få in gäster lagom nära i organisationen, så att de ser precis den information de behöver, varken mer eller mindre.

Mer information

Kontakta gärna oss på Briteback om du är intresserad av företagschatt. Vi är i dagsläget Sveriges ledande leverantör, med en helsvensk lösning och svensk lagring som tillval.

More in #

Företagschatt – vad är fördelarna?

Read more

More in #

Epost & chatt: vad är skillnaden?

Read more

Try it for free with your team!

Once you have tried Briteback, you’ll never want to go back. That’s why we let you try our product for free – with no further demands or hidden costs.

Get started in minutes, just sign up with your e-mail.


Sign up for a free 30-day trial – no hidden costs or demands.