Företagschatt – vad är fördelarna?

Vi har tidigare diskuterat GDPR-utmaningarna för intern kommunikation. Vår slutsats är att företagschatt är en viktig del i lösningen. Med vilka andra fördelar kan du förvänta när du investerar i en företagschatt? Är inte chatt och e-post mer eller mindre samma sak, meddelanden som meddelanden? Nej, långt därifrån, vilket alla som en gång provat en korrekt uppsatt företagschatt kan intyga. (Hint: man vill aldrig gå tillbaka till epost.) Låt oss nyansera bilden och gå igenom fördelarna med en modern företagschatt.

Är du helt ny till företagschatt, så kika gärna på artikeln Företagschatt – en introduktion.

Dialoger, smidigt och informellt

Jämfört med e-post framstår företagschatt som smidigt och mer informellt. Man får en notis i mobilen om ett nytt meddelande, klickar på notisen och skriver direkt ett svar, och stänger sedan appen. Om man själv ska initiera en diskussion öppnar man appen, väljer rätt chattkanal, skriver i inputfältet och skickar iväg meddelandet.

För e-post finns det flera moment som gör kommunikation krångligare. Man måste manuellt lägga till alla mottagare, en efter en. Man måste också komma på och skriva en lämplig rubrik som speglar innehållet. Sedan är det artighetsfraser som ska till, såsom “hej”, “med vänlig hälsning”, etc. Ett flertal moment som i längden gör e-post mer tidskrävande än företagschatt.

Meddelanden i företagschatt kan också redigeras eller tas bort i efterhand. Det har väl hänt alla att man skrivit ett e-postmeddelande och strax kommit på att man glömt säga något och då måste skicka ett nytt e-postmeddelande som lägger till den information man glömde. Tredje gången detta händer känner man sig rätt dum. Med företagschatt är det snabbt och lätt att bara gå in och redigera meddelandet. Och skulle det vara så att man ångrar sig helt är det bara att ta bort meddelandet. Är man tillräckligt snabb hinner inte mottagarna läsa det.

Socialt

Företagschatt är ett socialt medium, där man får en lagom närhet till de personer man samarbetar med. Det är informellt på ett positivt sätt, och möjliggör riktigt snabba ordväxlingar, som små uppmuntrande tillrop eller korta frågor. Men det funkar också utmärkt för mer formell kommunikation, med långa och genomtänkta meddelanden.

Emoji-symboler är lätta att använda och infoga i chattmeddelanden. Det är ett riktigt bra sätt att ta udden av en text som annars riskerar att tolkas alltför hårt eller negativt. Det går utmärkt att använda emoji-symboler utan att uppfattas som oseriös.

I företagschatt kan man se andra personers aktivitetsstatus (grön cirkel visar att man är online, röd, att man är upptagen, osv), och när de senast var online i appen. Man ser också när någon aktivt skriver ett meddelande i en chattkanal. Detta gör att man känner en närhet till de personer man pratar med, utan att det blir påträngande. Jämför med telefoni som är mer “in-your-face”, och e-post, som är mer på avstånd. Lagom närhet var ordet.

Strukturerat och temabaserat samarbete

Med företagschatt sker kommunikation i så kallade chattkanaler. En chattkanal har ett namn, som anger det tema som behandlas i kanalen, t.ex. “Budget” eller “Kampanjer”. Detta innebär att företagschatt blir ett strukturerat sätt att kommunicera. Varje meddelande har en naturlig plats, och blir därmed lätt att hitta utan att kräva sortering. Jämför med epost där alla inkommande meddelanden hamnar högst upp i inkorgen. För att skapa struktur måste användaren själv sortera meddelanden i olika mappar.

I och med att meddelanden struktureras i tema-baserade kanaler blir det möjligt att jobba fokuserat på ett helt annat sätt än med e-post. Det är bara att stänga av notiser för de teman/kanaler man för tillfället inte jobbar med. Då får man bara notiser för nya meddelanden i relevanta kanaler.

Utöver att strukturera kommunikation i kanaler, så delar man upp sin organisation i team. Detta är viktigt för att få chatten att återspegla organisationsstruktur och projektteam. Det gör det lätt för nya anställda, och nya projektdeltagare att kliva in i rätt kontext och direkt få tillgång till meddelandehistorik, med mera. Med ett rollbegrepp gör man det enkelt att per automatik få tillgång till rätt team, chattkanaler och behörigheter som man ska ha. Har man till exempel rollen säljare, är man automatiskt med i Sälj-teamet, med tillgång till rätt säljkanaler, tillgång till det integrerade crm-systemet, etc.

Självklart finns också direktkanaler, som är 1-till-1 kanaler mellan en själv och alla andra i organisationen. Man ska kunna nå vem som helst, även om man inte delar ett team med den personen.

Säkert

GDPR är inte den enda säkerhetsaspekten som ditt företag bör hantera. Det kan tyckas självklart att företagskommunikation ska vara säker, spårbar, och ha ett tydligt informationsägarskap, men det är få företag som tar ett helhetsgrepp. Det blir allt vanligare med “bring-your-own-device” och att olika grupperingar inom företaget tar egna initiativ till kommunikationslösningar. Därmed introducerar man ett otal appar som används till höger och vänster, utanför företagets kontroll. Sådana appar är ofta registrerade i företagets namn, med privata e-postadresser, med alla säkerhetsrisker det innebär. Vad händer exempelvis när initiativtagaren slutar, och kanske börjar jobba hos en konkurrent. Var tar informationen vägen då?

Med en kompetent företagschatt kan du välja var din information ska lagras (inom EU, i Sverige eller lokalt hos ditt företag), och man når spårbarhet och en hög säkerhetsnivå. Med informationsägarskapet följer också ett gediget administrationsgränssnitt där man rollbaserat kan styra användaradministration, allt från behörighetshantering till team- och kanaltillhörighet.

Med krypterade kanaler kan man också införa en extra skyddsnivå för särskilt känslig information. Det kan vara en bra lösning för ledning och styrelse, men också för hantering av känsliga personuppgifter.

Transparent

En utmaning med e-post är att information inte är transparent. Personer som inte är på mottagarlistan för e-post har ingen möjlighet att ta del av informationen i efterhand. Som exempel kan vi ta en ny medarbetare i ett projekt. Han eller hon kan inte ta del av tidigare diskussioner i projektet på något enkelt sätt. Att till exempel en projektledare skulle sätta sig och vidarebefordra alla gamla mail som berör projektet är helt enkelt inte hållbart. Den nya personen får därmed börja från scratch, vilket förlänger startsträckan innan hen är fullt uppdaterad och produktiv.

Med team- och kanalbaserad kommunikation kan den nya medarbetaren enkelt läggas till i berörda chattkanaler, och därmed ta del av gammal historik. Även om personen inte läser igenom all gammal chatthistorik är den i alla fall sökbar.

Processanpassat

Företagschatt kan anpassas efter de arbetsprocesser som finns i ett företag. Ett exempel på detta är att man kan arbeta med integrationer och botar. Med hjälp av en integration mot, till exempel, ett CRM-system som Pipedrive, kan säljteamet hela tiden hålla sig ajour med säljprocessen och nya leads.

Beroende på hur ett företag är strukturerat kommer det finnas mer eller mindre mängd tvärfunktionell kommunikation. Detta sker vanligtvis i projektform, där involverade deltagare kommer från olika funktioner. Till exempel kan det vara ett GDPR-projekt, som bemannas från Ledning, IT, HR, etc. Tvärfunktionell kommunikation kan ske på flera sätt med företagschatt. En variant är att ett projektteam kan sättas upp. En annan variant är att använda en organisationskanal, det vill säga en kanal som ligger under organisationen, inte under ett visst team.

Självklart kan man också få till smidig kommunikation med samarbetspartners utanför organisationen, såsom underleverantörer och viktiga kunder. I företagschatt kan man använda sig av Gäster. En gäst är en person utanför organisationen som bjuds in till en specifik chattkanal.

Mer information

Kontakta oss på Briteback för mer information om hur företagschatt kan fungera för just er verksamhet. Genom att tänka till i förväg och planera uppsättning och utrullning kan man säkerställa en välfungerande kommunikationslösning.

 

More in #

Företagschatt – en introduktion

Read more

More in #

Epost & chatt: vad är skillnaden?

Read more

Try it for free with your team!

Once you have tried Briteback, you’ll never want to go back. That’s why we let you try our product for free – with no further demands or hidden costs.

Get started in minutes, just sign up with your e-mail.


Sign up for a free 30-day trial – no hidden costs or demands.